Schnittstelle JTL nach ecoDMS - kostenlos Rechnungen archivieren

Gemäß GoBD Neu bist du als Unternehmer verpflichtet, eine unveränderbare Archivierung verschiedenster elektronisch erzeugter Dokumente zu gewährleisten. Die Unveränderbarkeit wird auch als Revisionssicherheit bezeichnet.

Es gibt verschiedene Dokumente, die in diesen Bereich fallen. Die wichtigsten Dokumente, im Zusammenhang mit einer JTL Warenwirtschaft, sind die Rechnungen und Korrekturrechnungen (Gutschriften).

Schutz gegen Veränderung ist wichtig

Bei einfachen Tests sieht man schnell, dass selbst diese Belegarten nach einer Ausgabe (Rechnungsstellung) in JTL veränderbar sind und nicht nachvollziehbar ist, was wann gemacht wurde. Die GoBD Neu verlangt aber, dass diese unveränderlich abgespeichert werden und Änderungen sichtbar sind. Ab JTL-Wawi 1.6 können Rechnungen nicht mehr nachträglich verändert werden. Stattdessen erfolgen Korrekturen durch einen Storno. Bei diesem Vorgang wird der zugehörige Beleg direkt mit erstellt. So kannst du im Falle einer Betriebsprüfung die erforderlichen Nachweise vorlegen. Solltest du allerdings die Formulare ändern, würde ein Nachdruck zu einer geänderten Ausgabe führen.

Oder nehmen wir den Fall, dass deine Firma aus einer UG in eine OHG umfirmiert. In diesem Fall änderst du die Stammdaten, die dann auch beim Nachdruck von alten Rechnungen den neuen Namen beinhalten würden. An der Stelle hilft es, wenn du ecoDMS mit JTL kombinierst, sodass ein Nachdruck aus dem revisionssicheren ecoDMS-Archiv 1:1 erfolgen kann!

Es gelten für Unternehmer diverse Vorschriften wie das HGB, die GoBD, die AO und auch Steuergesetze, aus denen sich verschiedene Fristen ableiten. Am besten bespricht man die Notwendigkeit der verschiedenen Dokumentenarten mit seinem Steuerberater. Unverbindliche Vorschläge haben wir in Tabellen zusammengestellt, die wir dir in Schulungen oder auch zur weiteren internen Diskussion mit an die Hand geben.

Um eine Revisionssicherheit sicherzustellen, kann man sehr einfach das günstige Dokumentenmanagementsystem ecoDMS nutzen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um die Dokumente dort zu importieren. Und genau hier können wir dir mit dem Rechnungschecker und Rechnungsexporter für JTL und ecoDMS helfen.

Vollautomatischer Export von JTL Rechnungen

Um dir die Arbeit zu erleichtern, haben wir von Karley ein Tool programmiert, das automatisch die Belegtypen Rechnungen und Korrekturrechnungen als PDF exportieren kann.

1. Automatischer täglicher Export mit RechnungsExporter Dienst
2. Tägliche Überprüfung von Lücken mit Protokoll

• Beste Möglichkeit, automatisch, Multi-Mandanten fähig
• Optional große Zeiträume „nacharchivieren“ dank Scripts
  

Der RechnungsExporter für JTL ist ein Tool, das die täglich anfallenden Rechnungen / Rechnungskorrekturen aus JTL in jeweils eine PDF-Datei exportiert und diese mittels der ecoDMS-API in ecoDMS archiviert.

Als Suchkriterium wird automatisch die Belegnummer und der Belegtyp (Rechnung, Gutschrift) gewählt. So sind alle Dokumente sehr einfach auffindbar. Damit das automatisch funktioniert, wird der RechnungsExporter gestartet, wann du es willst. Wir empfehlen einen Start am Abend. Damit wird dein Server entlastet und die Mitarbeiter können tagsüber schneller und ohne Server-Auslastung weiterarbeiten. Die Konfiguration des RechnungsExporter nimmst du in der Konfiguration unseres Rechnungscheckers vor, der Teil dieses Programmpakets ist.

Es werden nicht nur neue Rechnungen oder Korrekturrechnungen archiviert. Änderst du eine alte Rechnung oder Rechnungskorrektur (vor JTL 1.6), dann werden auch die Änderungen (letztes Änderungsdatum) nochmals archiviert, um die Historie und Änderungen für eine Betriebsprüfung sichtbar zu machen. Die Archivierung der neuen Revision erfolgt als einzelnes Dokument und nicht als Dokumentenversion. So sind bei der Suche nach der Nummer alle wichtigen Daten zu sehen und werden gelistet!

2 Mögliche Betriebsmodi

Empfehlung: JTL API -> ecoDMS API

Erfahrungsgemäß ist der ecoDMS API Zugriff die zuverlässigste und flexibelste Möglichkeit, Dokumente von JTL nach ecoDMS zu archivieren. Nehmen wir einmal an, du änderst deine Formulare und verschiebst z.B. nur das Rechnungsdatum um ein paar Millimeter. Mit der Methode SCANINPUT würde das Datum nicht mehr richtig erkannt und du müsstest eine Formularänderung vornehmen. Über den beidseitigen API Zugriff übergeben wir das Datum – unabhängig von der Position – als Variable. Du musst also nicht auf Formularänderungen reagieren.

Ebenfalls enthalten: RechnungsChecker für Archivierungslücken

Neben des Exports ist es wichtig, dass die Dokumente auch vollständig in der ecoDMS Datenbank ankommen und suchbar sind. Die Vollständigkeit kann und muss man als Unternehmer stichprobenartig prüfen und belegen.

Um dir diese Arbeit zu erleichtern, gibt es von uns den RechnungsChecker. Der RechnungsChecker kann manuell aufgerufen werden und überprüfen, ob der RechnungsExporter für JTL auch funktioniert und alle Belege ordnungsgemäß archiviert sind.

Wer die JTL API -> ecoDMS API Version des RechnungsExporters kauft oder mietet, bekommt übrigens diese Prüfung auch vollautomatisch mit dazu. In dem Fall wird der Prozess über die Aufgabenplanung angestoßen und kann täglich automatische Berichte erzeugen und per Email versenden oder gleich archivieren.

Wer die JTL API -> ecoDMS API Version des RechnungsExporters kauft oder mietet, bekommt übrigens diese Prüfung auch vollautomatisch mit dazu. In dem Fall wird der Prozess über die Aufgabenplanung angestoßen und kann täglich automatische Berichte erzeugen und per Email versenden oder gleich archivieren.

Der RechnungsChecker ersetzt leider nicht die Pflicht, als Unternehmer gelegentlich Stichproben durchzuführen, um sicher zu stellen, dass das System noch einwandfrei läuft. Er kann dir aber die Arbeit erleichtern, sollte zu weniger Stichproben führen und wird in größeren Mengen von Rechnungen schneller fehlende identifizieren, als es ein Mensch kann.

Welchen Zeitraum kann ich überprüfen?

Wir empfehlen eine zeitnahe Überprüfung, damit auch Korrekturen frühzeitig stattfinden können. Aber natürlich kannst du den Zeitraum beliebig erweitern. Eine Begrenzung des kostenlosen RechnungsCheckers ist durch die ecoDMS-API vorgegeben, die maximal eine Suche über 1.000 Dokumente zulässt. Erreichst du diese Anzahl an Rechnungen im Prüfintervall, musst du ein kleineres Prüfintervall auswählen. Mit der integrierten Lösung im RechnungsExporter ist das kein Problem.

d) Starte nun Lexware und importiere jeden Mitarbeiter im Stapel.

Jetzt kostenfrei und unverbindlich nutzen!

Keine Zahlungsinformationen notwendig – kostenlos, aber Registrierungspflicht.

Die Lizenz ist seit dem 1.12.2023 kostenlos. Du kannst diese kostenlos herunterladen und installieren. Damit wir aber wissen, wer wie viele diese Software nutzt, registriert man sich einmalig für die kostenlose Version. Das ist auch dem geschuldet, dass es eine Kaufsoftware war und wir so den Prozess nicht ändern müssen, nachdem wir die Software nun kostenlos verteilen.

Download

Die Software kannst du hier laden: https://karley.eu/downloads/RechnungsChecker.zip

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Systemvoraussetzungen

• Windows 10/11 (ab Windows 7), oder Microsoft Server ab 2016
• ecoDMS Server ab 18.09
• Microsoft .NET 7
• 4GB RAM und 20MB Festplattenspeicher
• freie ecoDMS API Lizenzen für Upload der Rechnungen und Protokolle

Service, Beratung, Schulung und Verfahrensanweisung

Wenn du bis hierher gelesen hast, solltest du schon eine Menge Informationen haben, und wir möchten uns für deine Aufmerksamkeit bedanken. Wir möchten aber nicht versäumen, dich darauf hinzuweisen, dass wir als Systemhaus genau an dieser Stelle anfangen und dir neben der reinen Softwarelösung auch gerne Angebote unterbreiten, um dich bei der Einführung von ecoDMS und unseren Lösungen zu unterstützen.

Vor dem Verkauf

• Ruf uns gerne an oder vereinbare einen Rückruftermin, um deine Eckdaten zu besprechen:
  • Nutzt du JTL lokal oder in der Cloud
  • Wo möchtest / kannst du ecoDMS installieren (Cloud, Server, NAS ….)
  • Wie viele Rechnungen hast du pro Tag
  • Benutzt du JTL als Mehrmandanten-Software
  • Wie viele Mitarbeiter sollen mit ecoDMS arbeiten / wie viele Computer
  • Willst du mehr als nur JTL Rechnungen und Korrekturrechnungen archivieren?
    • Eingangsrechnungen, Zeiterfassung, Lohnberichte etc. müssen und können auch archiviert werden
    • Wir haben einen automatischen Export von Anhängen aus z.B. Tobit -> ecoDMS (AnhangExporter)
    • Es können Workflows für dich erstellt werden – z.B. für die Fälligkeit von Rechnungen
    • Export von Datensätzen zu Datev aus ecoDMS

Umsetzungen der ecoDMS Integration mit Karley

Nachdem wir kostenlos mit dir einmal deine Fragen und Bedürfnisse besprochen und analysiert haben, bekommst du von uns ein Angebot über die besprochenen Komponenten und Dienstleistungen, die zur Umsetzung notwendig sind. Dabei arbeiten wir in flexiblen 15-Minuten-Einheiten, die du jederzeit auch erweitern kannst. Einige Kunden kommen schneller mit der Umsetzung klar als andere – die flexible Abrechnung kommt also allen zu Gute.

Welche Dienstleistungen rund um ecoDMS bietet Karley?

• Installation von ecoDMS und jeglicher Zusatzsoftware sowie Koordination und Absprache mit deinem Systemhaus oder Cloud-Anbieter
• Beratung für Prozesse um die Arbeit zu vereinfachen
• Konzeptberatung Papierloses Büro
• Konfiguration oder Programmierung von beliebigen Schnittstellen zu ecoDMS
• Integration von ecoMAIL und ecoWORKS zur automatischen Archivierung von z.B. Eingangsrechnungen
• Sinnvolle Vorbelegung mit den wichtigsten Dokumentarten und Aufbewahrungsfristen
• Schulung deiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• Analyse von Prozessen und Digitalisierung dieser
• Erarbeitung einer Verfahrensanweisung
• Datenschutz Beratung durch unseren Datenschutzbeauftragten

All diese Tätigkeiten können wir mit dir angehen – aber natürlich nur so viel, wie du möchtest. Häufig macht es Sinn, nicht alles auf einmal durchzuführen, sondern die Prozesse nach und nach zu optimieren.

Sprechen Sie uns gerne an!

Karsten Ley

Gibt es weitere Möglichkeiten, Rechnungen aus JTL zu exportieren?

Ja, es gibt auch Möglichkeiten, Rechnungen und Korrekturrechnungen aus JTL in das einfache ecoDMS zu exportieren. Wir halten diese Möglichkeiten aber nicht für sinnvoll, da z.B. die Vollständigkeit nicht automatisch überprüft werden kann – oder du oftmals Hand anlegen musst. Dennoch möchten wir dir diese Möglichkeiten nicht verschweigen:

1. Nutze einen JTL Workflow

JTL ermöglicht es von Hause aus, in einem Workflow, z.B. beim Packen, die Rechnungen automatisch als PDF zu exportieren. Hier könntest du einen Pfad erstellen, in dem diese Dokumente abgespeichert und abends mittels der Windows-Aufgabenplanung und einem MOVE-Befehl in den Scaninput von ecoDMS verschoben werden. Diese Funktionen führen aber gelegentlich zu Fehlern und erfahrungsgemäß sind nicht immer alle Dokumente exportiert. Das kann verschiedene Gründe haben. Du als Unternehmer bist aber verpflichtet, die Vollständigkeit zu gewährleisten.
Um die Vollständigkeit zu prüfen, kannst du nun unseren Rechnungschecker für ecoDMS nutzen. Dieser erstellt ein Protokoll, archiviert dieses und weist dich auf fehlende Ausgangsrechnungen oder Rechnungskorrekturen hin, die manuell exportiert werden müssen.

Nachteile aus der Praxis:

• Rechnungen nicht immer vollständig, du musst täglich kontrollieren
• Rechnungen werden zum Teil mit 0 kB Größe exportiert, was zum Stopp des Imports in ecoDMS führt
• Es ist keine Überprüfung der lückenlosen Archivierung möglich
• Es werden nur Rechnungen, keine Korrekturrechnungen exportiert

2. Rechnungen per JTL Worker exportieren

Eine weitere Methode ist der JTL Worker, der allerdings nur Rechnungen beim Erstellen ausgeben kann:

Nachteile aus der Praxis:

• Rechnungen nicht immer vollständig, du musst täglich kontrollieren
• Rechnungen werden zum Teil mit 0 kB Größe exportiert, was zum Stopp des Imports in ecoDMS führt
• Es ist keine Überprüfung der lückenlosen Archivierung möglich
• Es werden nur Rechnungen, keine Korrekturrechnungen exportiert

3. Manueller abendlicher Export

Eine zuverlässigere Methode als die Anbindung über einen Workflow ist das abendliche manuelle Exportieren aus der Rechnungsübersicht in JTL. Du markierst alle Rechnungen des Tages und lässt JTL diese als PDF in den Scaninput von ecoDMS exportieren. Auch hier empfehlen wir, anschließend den RechnungsChecker laufen zu lassen, um die Vollständigkeit zu überprüfen und das Ergebnis zu dokumentieren. Allerdings hast du mit diesem Verfahren täglich Arbeit und es sollte nicht vergessen werden!

Nachteile aus der Praxis:

• Du musst jeden Abend daran denken, die Dokumente manuell zu exportieren (viel Arbeit)
• Wer macht den manuellen Aufwand, wenn der übliche Mitarbeiter im Urlaub oder krank ist?
• Wenn du unerwartet den Arbeitsplatz eilig verlassen musst, bleibt die Aufgabe liegen und so entstehen Archivierungslücken
• Rechnungen werden zum Teil mit 0kB Größe exportiert, was zum Stop des Imports in ecoDMS führt
• Es ist keine Überprüfung der Lückenlosen Archivierung möglich

Auch wenn du eine dieser 3 – eher nachteiligen – Lösungen für dich einsetzen möchtest, stehen wir gerne mit unserem Fachwissen zur Verfügung und können ecoDMS und die Schnittstellen bei dir einführen. Dabei arbeiten wir sehr flexibel und berechnen nur die Zeit, die es auch wirklich braucht – in 15-Minuten-Einheiten.

Gerne lass dich auch vorab beraten, was nach unserer Erfahrung die beste Lösung für dein Unternehmen ist. Das Kontaktformular findest du hier: Kontaktformular

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